El presente documento contiene la política de tratamiento datos personales que ha adoptado por la empresa IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S identificada con el NIT 901.561.138-2, para el uso de información que por ellos sea conocida y recolectada.
CONSIDERACIONES
La empresa IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S en virtud de los estipulado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 decide implementar las políticas de protección de datos personales.
De conformidad con lo anterior, el presente documento le es aplicable no solo como empleador sino también está dirigido a sus empleados, clientes, proveedores y terceros. Por lo tanto, todas las partes involucradas deberán observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular dicte IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S respecto al tratamiento de datos personales, lo cual implica que la divulgación y el uso indebido genere un perjuicio a los titulares de dichos datos, tal y como se encuentra establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales por parte de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto: Por medio del presente Manual se da cumplimiento a lo exigido en el literal k) del artículo 1, litera f) del artículo 17 y artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. En ese sentido, la presente política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, circulación y supresión de los datos personales tratados por IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.
Artículo 2. Ámbito de aplicación y alcance: El Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para La Protección de Datos Personales de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S., identificada con el NIT 901.561.138-2, con domicilio en el municipio de Medellín (Antioquia), ubicada en la dirección Calle CRA 45D #60-72, con los sitios web www.medibasculas.com www.grupombf.com.co , y teléfono de contacto 3041301189, está dirigida a ser implementada no solo en su calidad de empleador sino también para ser aplicada por los empleados, clientes y terceros y respecto de toda la información personal registrada en las bases de datos de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.
Artículo 3. Definiciones: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. para dar cumplimiento a lo establecido en el presente manual y de conformidad a la Ley 1581 de 2012, establece las siguientes definiciones:
Artículo 4. Principios rectores: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. dará cumplimiento a los siguientes principios para el tratamiento y protección de los datos personales:
Los datos personales, salvo información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Artículo 5. Finalidades: El tratamiento que realizará IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. con la información personal será el siguiente: la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, circulación y supresión de los datos personales tratados, con las siguientes finalidades:
Artículo 6. Destinatarios del Manual: El presente Manual se aplicará y obligará a las siguientes personas:
Artículo 7. Área encargada. Para la protección de los datos personales, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. le asigna a el área administrativa la responsabilidad de propender por la implementación de todas las medidas técnicas, humanas y administrativas tendientes a garantizar la protección de los datos personales y el cumplimiento de la ley y sus decretos reglamentarios.
Por lo anterior, el/la director (a) de esta área o quien haga sus veces, tramitará y resolverá las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos, en ejercicio de su derecho constitucional de consultar, rectificar, actualizar o suprimir los datos, a los cuales IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. realiza tratamiento.
No obstante, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. se reserva la potestad de delegarle al área jurídica de la empresa, la responsabilidad de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
En caso de que IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento
DERECHOS Y DEBERES
Artículo 8. Derechos de los titulares: De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Artículo 9. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento: Según lo establecido en el artículo 17 y en el parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. tiene tanto la calidad de responsable como la de encargado del tratamiento de los datos personales y, de conformidad con ello, dará cumplimiento de los siguientes deberes:
Dará cumplimiento a los demás deberes consagrados en la ley.
Parágrafo: En caso de que IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. realice transmisión de las bases de datos que tiene bajo su custodia debido a alguna suscripción de un contrato, convenio, alianza, o establecerse relación comercial con un tercero, éste en calidad de encargado del tratamiento será responsable de darle cumplimiento a los deberes que se encuentran establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y a las medidas de seguridad estipuladas en el presente manual.
AUTORIZACIONES, CONSULTA, RECLAMACIÓN Y TRATAMIENTO
Artículo 10. Autorización. IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. para solicitar autorización de tratamiento de datos personales, deberá comunicarle al respectivo titular de dichos datos, la siguiente información:
Parágrafo primero: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. implementará el Anexo 1 que hace parte integral de este manual, como uno de los mecanismos físicos y eficientes de comunicación para solicitar la autorización de tratamiento de datos a los respectivos titulares. Además, se servirá de la aceptación que se contenga en los contratos digitales, la autorización pedida por medios auditivos y la que se disponga por medio de checkbox en la página web principal para hacer el tratamiento de los datos personales.
Sin embargo, para los datos personales recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2012, implementará cualquier mecanismo eficiente de comunicación que permita solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en conocimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante el aviso de privacidad que se encuentra relacionado en el Anexo 2 que hace parte integral de este manual, de conformidad con los dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
Parágrafo segundo: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. conservará prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el titular lo solicite, entregarle copia de la autorización emitida.
Artículo 11. Consulta: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales y con el fin de garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data de los titulares de los datos personales, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. solicita que, para la radicación y atención de su solicitud, se suministre la siguiente información:
Para la atención de consultas IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. habilitará los medios pertinentes y evidenciará prueba de éstas, siempre y cuando pueda mantener la prueba. Las consultas pueden ser realizadas por los titulares o sus causahabientes y podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, se mantenga relación contractual con el titular de la información, no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de las bases de datos de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.
Artículo 12. Reclamos: De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Artículo 13. Tratamiento de datos personales: De acuerdo con la normatividad, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. en calidad de responsable o encargado de este, realizará el tratamiento de los datos personales con base en los siguientes parámetros:
En virtud del principio de legalidad, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. deberá eliminar de sus sistemas de información los datos de quienes no fueron seleccionados, los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas.
En caso de realizar el proceso de selección por medio de contratistas, se deberá especificar en los contratos de prestación de servicios la regulación del tratamiento de los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de estos.
Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. solamente serán usados para el proceso de selección, por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Por lo anterior, el uso de la información de los trabajadores para los fines diferentes a la administración de la relación laboral se encuentra prohibida, salvo que sea solicitada por orden de una autoridad competente.
IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. tiene prohibido ceder la información sensible a terceras personas, pues ello desconfigura la finalidad para la cual fue obtenida por parte de los titulares.
IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. solamente usará los datos personales de los accionistas para las finalidades que se originen por la relación estatutaria.
En caso de que IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. entregue datos personales de sus trabajadores a los proveedores, contratistas, clientes y/o subcontratistas, éstos mediante acuerdo de confidencialidad para protección de datos personales deberán proteger dichos datos, conforme a lo dispuesto en este manual. IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. verificará que los datos solicitados sean los necesarios y pertinentes para llevar a cabo la relación contractual con cualquiera de las partes anteriormente enunciadas.
Bajo esa permisión, las cookies se almacenarán en los computadores o dispositivos que los visitantes hayan habilitado en el momento de acceder a Internet.
En el caso de utilizar cookies, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. garantizará que en la mayoría de los sus sitios web aparezca un mensaje solicitando su consentimiento para recopilar cookies. Si el visitante acepta su implementación, el computador o dispositivo del visitante no será registrado para actividades de mercadeo.
Según la funcionalidad del sistema, es posible que los sitios web de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. requiera de un tipo secundario de cookie llamado “user-input”. Su selección se guardará en una cookie. Si el visitante desea revocar su selección, podrá hacerlo borrando las cookies directamente en su navegador.
Cuando se utilicen cookies, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. garantizará que los navegadores puedan configurar su navegador para aceptar o rechazar las cookies.
También podrá usarse herramientas de terceros en las páginas web de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. con el ánimo de proporcionar funcionalidad adicional. El uso de estas herramientas normalmente coloca una cookie en los dispositivos usados por el visitante para que el servicio sea más fácil de usar, y para que las páginas web de la empresa se muestren correctamente.
En todo caso, las cookies que puedan llegarse a utilizar, por sí solas no pueden reportare a IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. la dirección de correo electrónico, ni lo identificación personal de los visitantes. Los informes analíticos tienen el propósito de identificar el número total de visitantes a los sitios web de la empresa y las tendencias del origen geográfico de los visitantes, pero no son para identificar individualmente a los visitantes.
IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. o sus proveedores de servicios en caso de contar con web beacons, la utilizaran para rastrear la eficacia de los sitios web de terceros que les brinden servicios de reclutamiento y de mercadeo, para recopilar estadísticas agregadas de visitantes y para administrar cookies.
En todo caso, el visitante deberá tener la opción de no utilizar web beacons rechazando sus cookies asociadas. El web beacon aún puede registrar una visita anónima desde la dirección IP del visitante, pero la información de las cookies no podrá ser grabará.
La ubicación geográfica se utiliza en particular para permitir a “MEDIBASCULAS” ofrecer mejores servicios y mejorar las funciones optimizando la experiencia del visitante o usuario en las plataformas, por ejemplo, personalizando el contenido que será desplegado para su consulta de acuerdo con los intereses del visitante o usuario, entre otras mejoras en la experiencia.
La información sobre localización permanente puede ser compartida con terceros, en los mismos términos y para los mismos fines en que pueden ser compartidos los demás Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra ofrecer y promover productos y servicios por parte de “MEDIBASCULAS” o de sus socios, terceros y aliados comerciales, para enviar notificaciones, avisos o anuncios, para fines estadísticos, entre otros.
Parágrafo primero: Sin perjuicio de lo anterior, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. podría tener solamente la calidad de responsable del tratamiento en caso de presentarse trasmisión de las bases de datos debido a la ejecución de su objeto social, lo cual implicará que los clientes, proveedores, contratistas y/o terceros desempeñen su calidad de encargados del tratamiento y deberán dar cumplimiento a todas las medidas de seguridad establecidas en el presente manual.
Parágrafo segundo: Las áreas de la sociedad IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. que desarrollen procesos de negociación en los que se vean involucrados datos de carácter personal, deberán dar cumplimiento al presente manual con el fin de prevenir sanciones legales.
PROHIBICIONES
Artículo 14. Prohibición tratamiento: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. prohíbe el acceso, utilización, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S., lo cual será aplicable por todos los accionistas, empleados, contratistas y/o subordinados de la empresa IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.
Parágrafo primero: El incumplimiento de esta prohibición por parte de los trabajadores de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. constituirá una falta grave a la relación laboral, la cual se someterá al debido proceso disciplinario que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
Parágrafo segundo: El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas que tengan relación comercial con la empresa IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. constituirá causal grave para la terminación de dicha relación, sin perjuicio de las acciones a las que haya lugar. Lo anterior, aplicará en caso de que el objeto contratado tenga relación con datos personales, y se establecerá mediante el acuerdo de confidencialidad de protección de datos personales, la imposición de perjuicios que se puedan llegar a ocasionar a IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.
Artículo 15. Prohibición de cesión o comunicación: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.
Artículo 16. Prohibición datos sensibles: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegare a ser identificado bajo cualquier procedimiento. No obstante, los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de estos, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. procederá a eliminarlos de manera segura.
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.
Artículo 17. Prohibición: La transferencia de datos personales se encuentra prohibida en aquellos países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos personales cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.
Artículo 18. Transferencia excepcional: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. podrá de manera excepcional realizar transferencias internacionales de datos personales en los siguientes casos:
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.
Artículo 19. Obligación de registro nacional: La sociedad IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. para la ejecución de su actividad empresarial tiene datos personales bajo su custodia, es por ello por lo que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Decreto único 1074 de 2015 deberá realizar la inscripción ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD); de manera independiente de cada una de las bases de datos que se encuentren sujetas a su tratamiento. El RNBS, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Artículo 20. Información mínima del RNBD: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. para realizar la inscripción ante el RNBD deberá registrar la siguiente información:
Parágrafo: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. deberá realizar la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos siempre y cuando haya cambios sustanciales en ésta, tal y como lo dispone el artículo 2.2.2.26.3.3. del decreto 1074 de 2015.
MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Artículo 21: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. de conformidad con lo exigido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015 implementará los sistemas y mecanismos de manejo de información:
Sistemas y mecanismos de manejo de información de datos personales de los contratistas:
Sistemas y mecanismos de manejo de información de datos personales de los proveedores:
Sistemas y mecanismos de manejo de información de datos personales de los accionistas:
Parágrafo primero: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. utiliza correo electrónico internamente y es posible que parte de la información sea manejada entre funcionarios por este medio, en este caso cada usuario tiene clave individual para acceder a su correo institucional y por tanto la información es manejada individualmente por cada funcionario.Parágrafo segundo: La empresa IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. en caso de requerir datos personales de los hijos de los empleados (Niños, niñas y adolescentes) implementará las medidas de seguridad que vayan enfocadas a respetar y salvaguardar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. No obstante, como medida de seguridad física, los datos personales serán manejados por el personal de Gestión Humana o del área administrativa de la empresa IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S., la cual no podrá entregar a ningún área diferente de la sociedad. Los trabajadores del área de Gestión Humana suscribirán un acuerdo de confidencialidad especial que contendrá cláusulas específicas a la protección de aquellos datos personales que se recolecten, almacene y usen de los niños, niñas y adolescentes; hijos de los empleados de la empresa mencionada
PROCEDIMIENTOS INTERNOS, MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Artículo 22. Garantía del derecho de consulta: De conformidad al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. garantizará el derecho de consulta a los titulares o sus causahabientes y facilitará el ejercicio del derecho mediante formatos establecidos, herramientas de comunicación electrónicas y servicio de atención al cliente vía telefónica.
Dichas consultas deben registrarse con los siguientes datos, para acreditar la identidad:
Nombre y domicilio del titular.
Documento del titular y/o representante.
Datos personales sobre los que se pretende ejercer el derecho de consulta.
Medios para recibir respuesta a su solicitud.
Motivo(s)/ hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.
Lo anterior se realizará según lo exigido en los artículos 9, 10 y 14 de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 23. Rectificación y actualización de datos: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S., cumplirá la obligación de rectificar, actualizar los datos personales, cuando sea solicitado por el titular por estar la información incompleta o inexacta.
Por lo anterior, los titulares en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales que realicen en el correo electrónico info@medibasculas.com servicioalcliente@grupombg.com.co ; en la línea de atención telefónica 6042015454 3041301189 y/o en la dirección CRA 45D #60-72 del municipio de Medellín (Antioquia); deberán indicar cada una de las correcciones que IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. deberá realizar y así llegará la documentación que valide su petición, al cual será atendida bien sea por el área administrativa o la jurídica de la empresa mencionada, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 7 del presente Manual de Políticas de protección de Datos Personales.
Artículo 24. Supresión de los datos personales: En cualquier momento el titular podrá solicitar a IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales al correo electrónico info@medibasculas.com servicioalcliente@grupombg.com.co o en la línea de atención telefónica 6042015454 3041301189 en la ciudad de Medellín (Antioquia), por las siguientes razones:
Igualmente, el titular podrá revocar la autorización del tratamiento de los datos personales, en cualquier momento, siempre y cuando no tenga un impedimento contractual o disposición legal. El área jurídica de la empresa será la encargada de atender las solicitudes de supresión y revocación de los datos personales, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 7 del presente manual de Políticas de protección de Datos Personales.
DISPOSICIONES ESPECIALES
Artículo 25. Ámbito de aplicación: Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tendrán aplicación especial para los siguientes titulares de datos personales:
Artículo 26. Ejecución de acuerdos comerciales: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. en desarrollo de su objeto social suscribe acuerdos comerciales con otras personas naturales o jurídicas que son responsables del tratamiento de datos personales de clientes, proveedores, empleados, usuarios o terceros. Por esa razón, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. será el encargado del tratamiento de datos personales de esos titulares y tendrá la obligación de implementar no sólo las disposiciones contenidas en el presente Manual, sino también garantizar la aplicación de medidas técnicas y organizativas apropiadas, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, cuando:
Artículo 27. Regulación del acceso a datos personales provenientes de acuerdos comerciales: Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. será el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados bajo la autorización y consentimiento de los usuarios finales de los servicios que preste de conformidad con las disposiciones contenidas en el presente Manual.
Parágrafo: El tratamiento de datos personales de los usuarios finales que se detalla en este capítulo deberá circunscribirse a los términos y condiciones contenidos en la autorización de tratamiento de datos personales que haya sido aceptada por estos y estar en consonancia con la Política de Tratamiento de Datos Personales de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.
Artículo 28. Obligaciones de IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S.: En su condición de encargado del tratamiento de datos personales en virtud de la suscripción de acuerdos comerciales, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. será responsable del cumplimiento de las siguientes obligaciones:
28.1. Informar al responsable del tratamiento de datos personales, la recopilación de la información personal que se dé como consecuencia de la prestación de los servicios que haya suscrito IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. en acuerdos comerciales.
28.2. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento sólo para la finalidad objeto del encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos personales para fines propios o diferentes a los establecidos por el responsable del tratamiento y que se detallen en los contratos que ambas partes suscriban.
28.3. Tratar los datos personales de acuerdo con las estipulaciones contractuales o las instrucciones documentadas que indique el responsable del tratamiento de datos personales. Para todos los efectos legales, se tendrá que esta obligación supondrá la prohibición de efectuar transferencias internacionales de datos sin la autorización de las autoridades de control.
28.4. Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos personales relacionados con los servicios que presta a través de sus aliados comerciales, se comprometan de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad, el secreto profesional y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que sensibilizar, formar e informar convenientemente. El deber de secreto y confidencialidad respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo perdurará por el término previsto en la normatividad aplicable.
28.5. Informar previamente al responsable del tratamiento de datos personales, la subcontratación de las prestaciones que formen parte de los objetos contractuales que suscriban y que supongan el tratamiento de los datos personales relacionados con los servicios. Para tal fin, enviará una comunicación al responsable del tratamiento vía correo electrónico indicando los subcontratistas que realizarán dicho tratamiento.
28.6. Asistir al responsable del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza de este y a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que éste pueda dar cumplimiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación o supresión.
28.7. Garantizar al titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de protección de datos aplicables.
28.8. Resolver las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición dentro del plazo establecido, por cuenta de la solicitud que para el efecto le haga el responsable del tratamiento.
28.9. Actualizar la información reportada por el responsable del tratamiento de datos personales dentro del plazo establecido para ello.
28.10. Garantizar el cumplimiento de todos aquellos requisitos que sean legalmente exigibles para el correcto tratamiento de las referidas solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.
28.11. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable del tratamiento, en caso de que aplique.
28.12. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por el plazo de dos (2) años contados desde la finalización del último encargo realizado.
28.13. Implementar el presente Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para la Protección de Datos Personales en aras de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
28.14. Dar especial aplicación al numeral 2 del artículo 12 del presente Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para la Protección de Datos Personales.
28.15. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión administrativa” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procedimientos administrativos relacionados con la calidad del dato personal.
28.16. Abstenerse de circular información cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
28.17. Informar al responsable del tratamiento, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares relacionados con los datos personales recolectados con ocasión de los acuerdos comerciales vigentes.
28.18. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta el responsable del tratamiento y, en estricto sentido las relacionadas con la Superintendencia de Industria y Comercio.
28.19. Asumir la obligación de implantar las medidas de seguridad correspondientes con el fin de impedir su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos y los riesgos a que estén expuestos los mismos. IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. reconoce y acepta que almacenar información en línea, a través de servidores y servicios web, envuelve un riesgo inherente de exposición o revelación no autorizada de la información almacenada, y por lo tanto asume dichos riesgos. Además, ofrecerá la garantía o aseguramiento respecto de que la información almacenada no será expuesta o revelada por acciones o errores de terceros. No obstante, se obliga a implementar y mantener estándares y certificaciones de seguridad propias de la industria y a realizar un back up de la información.
Parágrafo: Si IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. como encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe la normatividad aplicable o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, informará inmediatamente al responsable del tratamiento.
Artículo 29. Obligaciones de los responsables del tratamiento de datos personales: Las personas naturales y jurídicas que en virtud de la suscripción de acuerdos comerciales con IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. sean responsables del tratamiento de datos personales, tendrán las siguientes obligaciones:
29.1. Garantizar al titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
29.2. Tratar los datos personales de acuerdo con las políticas, acuerdos contractuales y demás documentos existentes entre las partes.
29.3. Abstenerse de efectuar transferencias internacionales de datos sin la autorización de la entidad competente.
29.4. Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos personales relacionados con los servicios se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad, el secreto profesional y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que sensibilizar, formar e informar convenientemente.
29.5. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización o consentimiento otorgado por el titular de los datos personales. El responsable del tratamiento de los datos personales deberá adoptar medidas efectivas, apropiadas y verificables técnicamente para conservar soporte de la autorización previa, expresa e informada otorgada por cada uno de los usuarios finales.
29.6. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en relación con la prestación de los servicios.
29.7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
29.8. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
29.9. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
29.10. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
29.11. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.
29.12. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
29.13. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley aplicable cuando sea de su competencia.
29.14. Asistir al encargado del tratamiento, teniendo en cuenta la naturaleza del mismo y a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que éste pueda dar cumplimiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión, como también, en caso de requerimiento y/o investigaciones administrativas por parte de la autoridad competente. La presente obligación perdurará incluso con posterioridad a la finalización y/o terminación del acuerdo comercial siempre que por ley la retención de los datos personales suponga una duración posterior a la finalización del acuerdo comercial.
29.15. Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimiento Para la Protección de Datos Personales para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
29.16. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
29.17. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
29.18. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
29.19. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 30. Límites a la administración de datos personales: En el evento en que IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. tenga acceso a los datos personales que se encuentren en las plataformas o bases de datos de sus aliados comerciales, no la habilitará para poder activar, modificar o suprimir algún dato contenido y/o registrado en ellas. De igual forma, no podrá compartir con terceros, información relacionada con los servicios o datos que tengan la calidad de reservados o confidenciales.
Parágrafo: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. y las personas naturales o jurídicas con las que suscriba acuerdos comerciales serán responsables de informar de manera inmediata, cuando un usuario solicite la exclusión de su información personal de la base de datos comercial. Las consecuencias legales y/o regulatorias que se deriven del desconocimiento de esta obligación, serán trasladadas en su integridad a la parte que haya generado el incumplimiento.
Artículo 31: Conforme a lo contenido en este artículo, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. tratará a nombre de los responsables de la protección de datos personales, la siguiente información:
Datos de identificación (nombre y apellidos, documento de identificación, dirección, correo electrónico, número telefónico).
Datos asociados a la prestación de los contratados a sus aliados comerciales, los cuales se encuentran almacenados en las bases de datos, plataformas y demás aplicativos que sea de uso de sus aliados comerciales.
Artículo 32. Finalidades del tratamiento de datos personales provenientes de acuerdos comerciales: El tratamiento que realizará IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. en su calidad de encargo, con la información personal obtenida en virtud de la suscripción de acuerdos comerciales con personas naturales o jurídicas será el siguiente: la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, circulación y supresión de los datos personales tratados, con las siguientes finalidades:
Parágrafo: IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S. garantizará que cuando le sean administradas claves de acceso o usuarios para ingresar a las plataformas de sus aliados comerciales, y estas son a su vez compartidas con sus colaboradores, la información que sea conocida por estos tendrá la calidad de confidencial. Razón por la cual, deberá hacerle suscribir un acuerdo de confidencialidad al trabajador que haga uso de la información que llegue a conocer. Así mismo, garantizará que el trabajador cuenta con las medidas de seguridad necesarias para el acceso y uso de los datos personales. En este sentido, IMPORTACIONES MEDIBASCULAS ZOMAC S.A.S., como encargado del tratamiento será responsable de cualquier divulgación de datos personales llevada a cabo por el personal de su organización ya que se encuentra prohibido de transferir a terceros los datos personales compartidos en virtud de los acuerdos comerciales suscritos, salvo que se le haya brindado consentimiento para su tratamiento y este sea requerido conforme a ley.
CONSIDERACIONES FINALES
Artículo 33. Vigencia: El presente manual tendrá vigencia a partir del 02 de septiembre de 2023.
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